Projeto Assaí - Redesenho do sistema de agendamento de entregas
Como redesenhamos o processo de agendamento de um dos maiores atacadistas do Brasil, reduzindo o tempo de agendamento em 50% em uma operação com 65 mil agendas por mês.
Uma operação crítica com escala nacional
O Assaí Atacadista até Janeiro de 2024, operava com 2.000 fornecedores ativos, 12 centros de distribuição e 290 lojas distribuídas por todo o Brasil. Número hoje muito maior. A gestão de abastecimento dessas lojas e CDs depende de um processo contínuo de agendamento de entregas. À época do projeto, esse processo era quase inteiramente manual.
O volume era de aproximadamente 65 mil agendamentos por mês. Cada agenda envolvia coordenação entre vendedor, fornecedor, centro de distribuição, lojas e equipe de logística. Tudo via planilhas, e-mails e ligações.
48 horas para agendar uma entrega
O processo manual de agendamento levava até 48 horas para ser concluído, gerando atrasos em cadeia: vendedores cobrando pedidos, fornecedores esperando confirmação, centros de distribuição com capacidade ociosa ou sobrecarregada, e gestores sem visibilidade real da fila.
Além do tempo, havia ausência de critérios objetivos para priorização de cargas. Toda entrega competia pelo mesmo slot de tempo sem hierarquia clara. Isso amplificava conflitos operacionais e dificultava o planejamento de curto prazo.
9 meses de imersão, descoberta e prototipação
O projeto durou 9 meses entre kick-off e o go-live e envolveu um time multidisciplinar com design, produto, engenharia e operações. Minha atuação cobriu todas as etapas do ciclo:
- Imersão em campo: Visitas a 4 unidades do Assaí para entender o fluxo real de operação, além de entrevistas com operadores de logística e gestores de CD.
- Mapeamento de fluxos: Documentação dos fluxos críticos de agendamento, identificando gargalos, handoffs problemáticos e pontos de decisão manual.
- Prototipação iterativa: Desenvolvimento de protótipos reduzidos em ciclos curtos, com validação progressiva e rápida evolução a alta fidelidade no Figma.
- Documento de Validação: Criei uma metodologia de validação que foi adotada como padrão em outros projetos da empresa, reduzindo retrabalho e aumentando alinhamento entre design, produto, desenvolvimento e principalmente o cliente.
- Validação com stakeholders: Apresentações e sessões de validação diretas com a coordenação de logística do Assaí, garantindo alinhamento com as necessidades reais do negócio.
O que aprendemos ao longo do caminho
Uma das descobertas mais relevantes da imersão foi que o problema não era apenas de interface mas sim de processo. O sistema precisava não só facilitar o agendamento, mas introduzir critérios objetivos de priorização que antes não existiam.
Optamos por uma abordagem progressiva: primeiro negociar a simplificação do fluxo existente para reduzir fricção imediata, depois introduzir regras de priorização de forma incremental, validando cada camada com os operadores antes de avançar. Um processo de muito entendimento e negociação entre as áreas.
A Metodologia de Documento de Validação nasceu nesse projeto como resposta a um problema recorrente: decisões de design chegavam ao cliente apenas após o desenvolvimento executar, gerando confusão com ambiguidades e, consecutivamente, retrabalho. O documento formalizou o alinhamento com os stakeholders antes do handoff, o que otimizou a entrega e minimizou falhas.
48h → 24h no tempo de agendamento e reconhecimento público
A aplicação do sistema reduziu o tempo de agendamento de 48 horas para 24 horas, ou seja, uma redução de 50% em uma operação crítica com dezenas de milhares de transações mensais.
O resultado foi reconhecido diretamente pelo diretor de logística do Assaí e o projeto foi publicado como case de avanço logístico relevante para o setor na Época Negócios em janeiro de 2025.